オフィスを引越しする際にしなければならないことは多々あります。オフィス内の什器・備品の配置を決める、配線を決める、各官庁への届け出、印鑑類の変更、銀行への登録住所変更、名刺の印刷、会社パンフレットの印刷、関係各社への案内状の手配、電話会社への変更手続き、郵便局への届け出など、一般家庭の引っ越し以上のことが必要になってきます。この準備を怠ると、後々大変面倒になり費用もかさんでしまいますので、計画を立てて漏れのないように進めていかなくてはなりません。また、移転前には賃貸契約解除の手続きも忘れずにしなければなりません。契約書には退去・解約に関する取り決めがされています。契約書に書かれている内容をしっかり確認して、余計な費用が発生しないようにする注意が必要です。

オフィスを移転する前にやっておくこと

引越す前に、まず計画を立てる必要があります。計画を立てる際には立地が重要になってきます。引っ越しの目的を明確にし、経費がどう変わっていくのかを見極めなくてはなりません。家賃はどう変わるのか、社員の通勤時間、交通費は増えるのか減るのか。取引先への交通の便はどうなるのかなど。それらを考慮した上で移転先を決めます。移転先での駐車場の契約もしなくてはなりません。現状の什器類や備品の配置場所も配線の状態を考慮した上で決めなくてはなりません。不要になるものを処分する場合は業者へ依頼する必要もあります。庶務関係でも住所が変更されるにあたっての届け出をしておかなくてはなりません。また、事務所の場合リース契約になっているものが多くあります。その場合のリース会社への連絡も必要になってきます。移転した後の住所の名刺、案内状の作成なども必要になってきます。

オフィス移転後にするべきことは

取引先への引越し案内は引越し当日に届くのが望ましいのですが、間に合わなかった場合はできるだけ早く届くようにします。移転した後はネットワーク等の配線関係をしっかり確認しておくことが必要です。引越しをしてみたら電話がつながらない、FAXが使えないなどの配線がうまく行かなかったということが無いようにしなくてはなりません。本社の移転である場合には、法務局への移転届け出を行わなくてはなりません。健康保険や年金に係わる年金事務所や労災保険に係わる労働基準監督署、雇用保険に係わるハローワークへの手続きも必要です。移転前も移転後も、やらなくてはならないことが多くあります。やり残しなく、トラブルが起こらないように準備の段階からしっかりと進めていく必要があります。