オフィスの引越しには綿密な計画を立てることで、8割がた上手くいくかどうかが決まるといっても過言ではありません。引越業者との料金交渉、打ち合わせに始まり、転居先の下見・採寸・光熱関係の条件の確認、現在使っている什器や書類は全部収納できるのか、机のレイアウトをどうするか、など、とてもではありませんが1か月やそこらで準備できるものではありません。荷造りは今挙げた件を確定させてからの話になります。引越業者との打ち合わせで重要なのは、当日の作業が予定通り終わるよう、現時点の引越し貨物の正確な把握と、動員人数を間違えないこと、搬出・搬入の順序の確定です。作業は1人あたりいくら、で計算することが多いので、見積もりが甘く手持ち無沙汰になるようでは無駄な経費となってしまいます。

レイアウトを決める、今ある什器・書類は全部入るか検証が必要

新しいオフィスのレイアウトを考える必要があります。そのためには転居先の正確な図面を入手し、それをエクセルで作り直します。1マス50cmとか縮尺を合わせるのが重要です。机・コピー機・キャビネットなどの什器の寸法を正しく測って、その図面に当てはめていくのです。そうすれば、今ある什器が全部配置できるか、キャビネットや書庫の大きさから書類はすべて移設できるのかも確認できます。もし全部入らないのであれば、優先度が低かったり保存年限を超過した書類を処分する作業を進めなければなりません。配置が決まったら次は搬出の順序を考えます。デスクは引き出しを外して運ぶべきですが、引き出しには書類を入れたまま運んだ方が手間は省けます。通常デスクは皆同じものを使っているので、誰のデスクか考えずに運んだ方が簡単です。あとで引き出しをはめれば完成となります。レイアウト図を業者に渡し、主要な什器に番号を振り、どこに持っていけばよいのか作業者が一目でわかるような工夫をしておくといいでしょう。荷物を運んできた人に的確に指図できる人を用意しておくべきです。

ライフラインの手配、監督官庁や顧客への住所変更連絡

引越しの際は電話・電気・ガス・水道などの従来からのライフラインだけでなく、インターネットの通信回線の移設手続きを忘れてはなりません。そして、取引先に転居の挨拶文を事前に発送したり、電話番号が変更となる場合は電話会社に新しい番号の案内をテープで流すよう頼んでおくことが重要です。当日に業者がやって来ることもありますので、早めに意思表明をして来訪や工事代金の有無を確認しておかなければなりません。荷物を動かすことばかりに気を取られて、ライフラインに声をかけるのを忘れてしまった、では新オフィスでの仕事もままなりません。役所関係では住所変更の際は遅滞なく届け出るように、と法で定められていることが多いのですが、監督官庁(国、地方自治体とも)への住所変更の書類提出を忘れてはなりません。引越しは慌ただしくて、あっという間に終わってしまうことが多いですが、