会社が大きくなり、今のオフィスが手狭になったなというような時や、より利便性の良い物件を見つけたのでそちらへ移るなど、様々な理由でオフィスの移転を決められることかと思います。しかし、会社の移転は個人の引越しとは異なり、事前準備や事前周知が必要になってきます。移転間際になってから実は、というようなことが発生しないように、どのような手順で準備を進めていけば良いのか、抜けはないのか確認するようにしましょう。まず、引っ越し先の物件にかかる費用を確認しましょう。一般に会社のオフィス物件の場合、10か月ほどの敷金が必要になってきますし、物件によっては審査もあります。引っ越し先にいつ移転できるのかをよく確認しておくことが当然のことながら重要になってきます。

どのようなスペースで仕事をしたいのか明確にする

ただ手狭になったので引越しをした、というだけでは手間の割には社員に対しての還元が低いと言わざるを得ません。当然のことながら、移転には大変な手間がかかります。荷物を詰め、家具を移動し、清掃を行い、電気やインターネット環境の契約からすべて行うのは大変なことです。ただ同じように移動するだけではモチベーションも上がりません。できれば、次はどのような空間で仕事をしたいのか、家具はどのようなものを使えば仕事効率が上がるのかなどを従業員から意見を聞き、その実現に向けてみんなでプロジェクトを進める方がより生産的でしょう。自分たちで意見を出し合い、作った空間で仕事を行うわけですから、会社に対しても、また一緒に作りあげた仲間に対しても結束が強くなるというものです。

移転先の新住所の周知と原状回復

個人の引越しでは、引越しをした後にハガキ1枚で済むかもしれませんが、会社の移転となると、取引先との関係上、移転を事前に周知しておく必要があります。これが漏れてしまうと最悪の場合信用問題にまで発展しかねませんので、営業の方は特に気を付けてすべての取引先へ連絡が廻ったか確認をする必要があります。その為、移転が決まった後できるだけ早い段階で関係各所にお知らせを出すようにしましょう。請求書などの郵送物がきちんと届くように手続きしておくことももちろん重要です。また、これまで借りていたオフィスの原状回復も忘れてはいけません。契約上どこまで原状回復するのか明記してあるはずですので、清掃業者などが入っての作業になる場合は事前に費用見積もりと工期を算出して確認しておくようにしましょう。