事業規模が拡大し、手狭になったオフィスから面積の広い所に移転したり、ビジネスが順調に推移した事で収益も上がり、賃料はアップするものの、もっと便利な場所に移転を考える事も多いものです。こうした移転を成功させるためには、一般の家庭の引越しとは異なる注意ポイントがあり、これを理解して準備する事が重要です。一般の家庭は、大型の家財道具の他に、様々な細かい品物が大量にあり、それに比べて仕事の場には雑多な細かい品々が少ないため、比較的準備は簡単だと思われがちです。確かに荷造り等の準備は一般家庭よりも楽かもしれませんが、ビジネスを行う場であるオフィス移転では、仕事をストップする時間を最短にすると言う一般家庭の場合とは異なる難しさがあるのです。この仕事の停止時間を最短にする為の移動ノウハウについて少し考えてみたいと思います。

引越しを社員全員が協力して行う体制作り

仕事のストップする時間を最短とする為には、計画を立案や業者に対する様々な依頼を担当する総務等が、事務局となり、移転委員会のような臨時組織を作ります。このメンバーには、各組織の代表者を選定し、一般社員の意見を入れると共に、移転をスムーズに進めるために徹底すべき事項を各組織に伝達し、働きかける役割を担ってもらうのです。この場で、移転スケジュールと全社員が準備すべき事項を事務局である総務が徹底すると共に、レイアウト案やそれに応じたイントラネット配線等を説明し、総務が見落としている点が無いかを最終確認する意味で、不都合が無いかと言った意見も求めます。こうした代表者に参画意識を持ってもらう事で、職場でこの代表者がメンバーを事務局の代わりに鵜戸かしてくれる事になるのです。

実際に仕事の停止時間を最短にする為の移動案

週休2日制の企業なら、当然週末の金曜日に社員全員で準備をし、次の月曜日に新たなオフィスでの稼働が可能な限り早くできる様にする事を考えるべきです。土日に休日出勤してダラダラと移転する事は休日出勤手当が嵩む上に、休日と言う気分から作業が効率良く進まないものです。金曜日の3時頃に電話対応等の仕事以外はストップし、個人のデスク内の物を段ボールに梱包します。それが終われば、段ボールを所定の場所に集積します。その後は椅子やデスクを全員が協力して、それぞれの集積場所に集めて全員での準備は完了です。土日に業者の手で集積場所からトラックに積み込み、そして新たなオフィスの指定場所に荷下ろしを完了させてもらいます。こうすれば休日出勤は、総務の人が立ち会えば十分となります。月曜日に出勤すると即デスクをレイアウト通りに協力して並べ、椅子や段ボール箱を個別デスクに配れば全員での引っ越し作業は完了です。後は仕事を行いつつ、個人の都合に合わせて段ボールからデスクの引き出しに物を移せば良いのです。こうした手順で引越し作業を進めれば、仕事のストップ時間は4時間程度で済むのです。